设备档案在这一阶段所收集的主要档案包括：（1）招标、投标、评标、中标文件；（2）订购合同；（3）验收报告；（4）安装调试记录，双方签字移交文件，保修单，装箱单；（5）随机配备全套文件资料（包括软盘、光盘等非纸质资料）；（6）索赔来往函件及结果处理记录。
维护、改造、使用阶段长期以来，该阶段的档案容易被忽视，收集完整率较低，而恰恰这部分档案对仪器的日后潜力开发、升级改造有着很重要的参考依据作用。客观上该阶段与前两个阶段相比时间跨度长，几年或者几十年，随着人员的变更，时间的推移，机构更迭，使得档案后续收集归档不完整；主观上档案馆工作人员也常常以为设备仪器开始正常使用，设备档案的收集工作就结束了，而专业技术人员对收集技术档案的范围、职责不是很明确，主观疏忽影响了档案归档的完整率。该阶段的档案归档工作关键在于制度完备，责任到人。
该阶段的档案有：（1）使用、检修记录，包括有效机时记录及年度效益评价；（2）维修报告，包括故障发生时间、原因、维修方案、维修单位、维修经费等详细记录；（3）维修记录，包括维修单位出具的更换零配件品牌、型号清单，管道线路等改造情况；重大事故调查分析及处理意见；（4）技术改造升级、开发过程形成的文件，包括仪器开发的预期效益、预算经费、可行性论证及验收签字等。
如上所述，大型仪器设备档案可分为静态档案和动态档案两种，静态档案主要是在仪器设备从申请购买到使用之前的一些随机材料，这一部分档案的建立健全有利于这台设备在今后维护维修或与厂家发生矛盾时发挥作用。因为这部分档案多是一些合同、使用说明书、图纸和原始凭证。如果在今后使用时需要检修就可以从档案室中调出这台设备的图纸，维修人员便可按照图纸进行修理。对这一部分技术材料，收集以后首先进行分类整理，按照材料的不同性质分类，然后按顺序放好并编号，放入档案盒中。在每一个档案盒*前页附一张仪器设备技术档案卷内目录，此表中注明：仪器名称、设备编号、管理单位、安放地点、负责人等，并对编好号的档案材料按顺序登记在表格中，且注明每一材料的份数。进行这种归类整理以后，便于查找，为学校教学、科研及管理工作带来了方便。动态档案是指仪器设备在使用过程中，使用人员每天需要填写的精密贵重仪器设备使用记录，其中包括这台设备的使用机时、培训的人员数、新开教学实验项目、改进实验教学项目、测试样品数、功能利用数、科研课题社会服务项目数、维护次数等等。
综上所述，大型仪器设备档案与大型仪器设备是密不可分的，二者相辅相成，只有建立完善的技术档案，才能更好地发挥大型仪器设备的使用效益。
苏公网安备 32020202000206号
