对于中小连锁、个体药店,甚至医药零售公司而言,常态化飞检让其如坐针毡,虽能勉强度日但滋润程度已大不如前。而随着外部环境的进一步变化,这一紧迫感已然上升到生死存亡的程度。
近年来,医药零售行业很“热闹”:资本力角逐、医药平台电商雨后春笋、电子监管横空出世、飞行检查**严苛、新版GSP开始实施……加之中国经济进入新常态,一时间,宏观经济、新政策监管、新市场等多方面环境已将中国医药零售市场推向了“行业调整期”。如此背景下,国内性连锁、中小连锁、个体药店,都不得不面临一个*基本的问题——生存。
谈生存问题前,先要了解一个概念——“相对生存”:
即在以前的市场环境和监管环境下,各类连锁都有一套独门生存秘籍,各行其是发展得都挺好,而随着外部因素不断变化,这两年舒服日子渐渐都没了!
国内性及区域连锁借助资本力量在更广阔的地域发展时面临诸多困难和挑战,如市场差异所带来的经营业绩不佳,管理幅度与人才本土化矛盾,原有采购渠道和顾客对品种习惯的矛盾……跨区域发展要求连锁不停地调整原有的组织架构、治理结构、经营模式以应对大本营以外的市场经营与管理,但经营业绩不达预期、交易次数不佳、毛利额低迷、会员占比不高、人工成本增加等却成为了其讨论的主基调。
对于中小连锁和个体药店而言,常态化飞检让其如坐针毡,虽能勉强度日但滋润程度已大不如前。“前景堪忧”的悲观加之并购潮的来临,让他们急于卖掉或“抱团取暖”。虽然大连锁也有“难处”,但随上市春风和市场占有战略需求,买卖双方可谓不谋而合。
本文暂且不涉及到连锁药店内部的运营结构、治理结构、盈利模式及市场占有等方面,着重谈GSP飞检下药店该如何生存的问题。(注:文中表述有任何错漏,烦请专业人士批评指正!)
不遵守规则是一种习惯,遵守规则也是一种习惯
GSP是药品零售的生存**大法,奈何药店整日挂在嘴边却总忽略于日常:检查人员来前就突击一下,走了一切照旧,如同小摊贩与城管“躲猫猫”一样。这里存在一个悖反的定律——“遵守规则与经济收益是矛盾的”,在此顶层设计的指引下,整个组织体系销售结构所遵从的法则就是“不遵守规则”。而在各种会上三令五申强调“一定要做好GSP”,就显得毫无意义了。
相反的,“遵守规则”也是一种习惯。这种习惯的养成,是从多次的培训、质量管理架构完善、质量管理流程优化中累积而成的。支撑这一切的关键点,不外乎整个组织对GSP的敬畏。
不得不承认,“不遵守规则”在短期内要比“遵守规则”获得的经济效益更大。然而,一旦规则的强约束力起到作用时,已经不是孰获得更大经济效益的问题了,而是企业生存或灭亡的问题。
动起来,让质量管理部成为真正的主角
质量管理部是GSP执行的核心部门,在很多企业里却成了不起眼的小角色,时常处于“隐身”状态,只有在飞检前期才发挥些许作用。究其根源,质量管理部门把自己看成了“可有可无,低人一等”才是其症结所在。
在这里提出两点建议:
1、多培训
质管部作为GSP条款的权威解释部门,有责任、有义务让企业全部员工(特别是一线店员)**清晰的了解新版GSP条文。行之有效的方式就是培训,在店长会、员工会、经理会等各种会议上进行培训,每次培训完加以考试。培训频次和考核力度,决定了质管部存在的强与弱,也决定了GSP是否能被贯彻。
2、树典型
质量管理部门要学会“树典型,促**管理”的方法。GSP规定了一套完整的质量管理结构,这个结构和企业日常的行政(职能)管理架构是不同的。树典型的一个核心目的就是让公司的行政(职能)管理架构发挥作用。找准一个问题,树立起一个典型。
学会下面这几招,面对飞检时即可轻松应对也不至于手忙脚乱。
16个重点GSP现场检查项目
1、药品储存条件
重点在于冷库、阴凉库和串味库品种(危险品)、装卸场所有遮雨棚
2、药品储存规范
功能分区及标识—待验、退货,拼箱、发货,合格区(零整)、不合格库,物料区,类别分区及标示—内服药,注射剂,外用药、非药品,码垛—批号,墙距、垛距,倒置,破箱,痕迹—验收(找近期来货),查至*小包装,养护(储存三个月以上和重点养护品种),零货必须上架。
3、效期管理
催销表(应有相关人员签字)
4、设备管理
调温、调湿、防尘、避光、防鼠、底架;库房设备使用记录,调控记录
所有设备的设备档案和维修、保养及检验纪录。
重点:养护室设备。温湿度调控设备,现场检查温湿度条件,检查设备是否运行良好。仪器、设备配备是否符合要求,是否年检?仪器、设备档案。
5、库房及环境
地面、墙壁、库区平整光洁,门窗严密。鼠夹及挡鼠板符合要求。电线布局合理,无裸露。不能在库房内存放药品以外的物品。
6、营业场所
整洁卫生。不能在场所内放置不应有的物品,特别是药品和各种无关票据等。
7、养护室检查重点
药品外观质量检查记录和设备使用纪录(要点在于使用时间是否合理?记录不要给人留出提问切入点)。
验收、养护人员现场操作现场操作:如何提取药品;设备使用熟练程度;操作规范程度(程序,操作方式)。应熟练说出可见异物检查合格标准
8、验收员应检重点
掌握职责要点。熟练验收程序和内容:按随货凭证在待验区接收药品-检查药品外包装(标签内容)-中包装(标签内容)-小包装(内容)-复原-做痕迹。
除抽样针剂外(可见异物检查),内包装不打开,但要检查:片剂(胶囊)摇动听声,粉剂轻捏。验收记录写明结论和储藏库,签字。(窍门:从检查外包装起,只看事物不看人,看到什么说什么)
9、养护员应检重点
掌握职责要点。熟悉药品储存的有关规定(条件、分类、码垛),如何调控?解答:重点养护品种的确定原则和重点养护计划的制定和确认程序。
熟练操作程序和内容,记录完整,复原(痕迹)、验收员、养护员共同注意:澄明度检测(程序、方法)
10、保管员应检重点
掌握职责要点。清楚本库的药品种数,每个品种的零、整货位。
会使用调控设备和作记录。解答养护员对保管工作的指导内容。
11、复核员应检重点
掌握职责要点。复核地点(发货区)、复核内容(出库票的全部内容)、复核纪录(签字)、拼箱原则。(拼箱程序)
12、业务员和开票员应检重点
职责要点。合法客户(质管科审核通过),销后退货程序
13、业务科长、采购(计划)员应检重点
职责要点。资质审核内容和标准;计划管理(质管人员参与计划编制,购进计划和实际到货的时序);购进程序。配合质管科做好资料收集和质量查询
14、质管科长应检重点
1)质量方针和目标。
2)如何行使质量否决权。(购进评审、药品质量、工作质量、质量事故处理等)
3)不合格药品的确认和处理程序。
4)质管员、养护员对业务员、保管员的指导内容。
5)掌握质量管理制度检查、质量管理体系评审、GSP内审、质量方针目标评审的区别和内容。
15、抽查品种重点
进口药品、近效期药品、特殊管理药品。
16、共同注意
a、部门负责人组织本部门人员配合陪同检查人员,迅速、准确的提供资料和接受现场检查。
b、保管员和复核员要在库房门口迎接,主动介绍自己的岗位,欢迎检查指导。检查过程中要处于检查员便于询问的位置。
c、检查人员到现场时,现场所有人员起立,待检查人员确定询问对象后其他人落座,必须在岗位上等候,随时准备接待检查。
d、回答问题时要仪态端庄、微笑作答,不得有小动作,不得拒绝回答。其他人不得代答。
e、听清问题,简要作答。不要解答没问到的问题,更不要自我发挥、滔滔不绝。把握不准的问题可以说按质管科或有关人员的意见办理。
f、不要求对方一定接受自己的解释,按照相关规定说明问题,不可针对检察员提问强行辩解。
g、陪同人员要按分工紧随检察员,不可使检查员无人陪伴,密切注意其观察重点,做记录,传达到有关人员预先准备。
h、礼貌
未完待续~
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