目前很多的工厂里，一般的重要机器设备要求实时监测分析及运行状况。而且，为了能够全盘分析机器，需要在每台机器设备上进行多个点的监测，通常各个点需要使用加速度计对不同方向来进行监测，并且有时需要使用不一样的测量参数。所以，在振动分析仪每一轮振动数据采集过程中，需要大量的记录分析数据。通常机器设备的使用环境是具有一定危险性且使人感觉不适，因此振动分析的实施经常远离机器。要能够做到这点，**将监测数据记录到监测仪器上，再送到环境**又安静的办公室进行数据分析。在办公室，将数据传到计算机就能进行更详细的分析。为了减少振动分析仪设备和办公室间的不必要往返奔波，因此就要先获取所有机器设备的记录，然后再带回办公室进行振动分析。
由于超大量的记录需要获取，我们如何确保这些数据记录是来自预期的位置，如何确定这些记录被获取时没有相互混淆，如何确保没有遗漏记录？因此我们需要使用一个记录列表。记录列表将会显示一轮数据从准备采集到数据获取的全部记录，就如同一个详细的采购清单，能够让我们快速明确的知道在采购期间需要买哪些东西。从一个记录清单中，能够看到记录是从哪台机器设备、哪个监测点、哪个方向上以及使用哪些测量参数获得的。这样，既准确又系统的获取记录是至关重要的，使用有组织的方法获取记录，这样就不会混淆各机器间的频谱。如果记录的频谱希相互混淆在一起，将极有可能导致错误的结论，那样将会付出高昂的代价。
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